โฮมสเตย์ เป็นการจัดการธุรกิจชนิดหนึ่ง หลังจากที่เจ้าของบ้าน คิดค่าใช้จ่ายต่าง ๆ รวมถึงค่าตอบแทนการบริการแล้ว จะต้องมีรายได้และผลกำไรเสมอ ซึ่งเป็นรายได้เสริมให้กับชุมชนในพื้นที่นั้น ธุรกิจโฮมสเตย์ จึงมี ต้นทุน และค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ที่เจ้าของบ้านจะต้องคิดคำนวณไว้เป็นต้นทุน เพื่อกำหนดเป็นราคาขาย และราคาบริการให้กับนักท่องเที่ยว ซึ่งมีวิธีการคิด ดังนี้

1. ต้นทุนบริการที่พัก (ภารกิจของเจ้าของบ้าน )

ก่อนที่เจ้าของบ้านจะคิดค่าบริการจากนักท่องเที่ยว ต้องรวบรวมค่าใช้จ่ายเพื่อหาเป็นต้นทุนเสียก่อน ซึ่งมีรายละเอียดดังนี้

1.1 ค่าซักรีด เครื่องนอนแต่ละครั้ง ( ผ้าปูที่นอน ปลอกหมอน ปลอกผ้าห่ม มุ้ง ) ต่อ 1 คน ประมาณ 140 บาท
1.2 ค่ากระแสไฟฟ้า/คืน/คน 50 บาท 30 บาท
1.3 ค่าอาหาร (เช้า / กลางวัน / เย็น ) (50+60+70 ) รวมต่อคนต่อวัน 180 บาท 200 บาท
1.4 ค่าน้ำใช้ 30 บาท 20 บาท
1.5 ค่าบริการเจ้าของบ้าน ( ค่าเสียเวลา ) 160 บาทต่อวันต่อคน
รวมต้นทุนต่อ 1 คน 560 บาท 200 630 บาท
1.6 ค่าตอบแทนศูนย์บริการกลาง (ชุมชน / อบต. 10 %) เป็นเงิน 80 บาท 60
1.7 ค่าตอบแทนบริษัทนำเที่ยว (20% ) เป็นเงิน 160 บาท 103.50 บาท
รวม 7 รายการเป็นเงิน 800 บาท
793.50 บา
ดังนั้น ราคาที่ควรจะประกาศขายคือ

1. ราคาจองโดยตรงกับศูนย์บริการในชุมชน(อบต.) คนละ 640 บาทต่อคืน (เจ้าของบ้านได้เงิน 560 บาท / ศูนย์บริการได้เงิน 80 บาท / ต่อคนต่อคืน )

2. ราคาขายให้กับบริษัทนำเที่ยว(ควรจะเป็น) คนละ 800 บาทต่อคืน (เจ้าของบ้านได้เงิน 560 บาท/ ศูนย์บริการได้รับเงิน 80 บาท และบริษัทนำเที่ยวได้รับเงิน 160 บาทต่อคนต่อคืน)

อนึ่ง รายการ 1.6 ค่าตอบแทนที่เจ้าของบ้านจะต้องจ่ายให้ศูนย์บริการนั้น อาจคิดเป็นค่าธรรมเนียมก็ได้ เพื่อศูนย์ฯจะใช้เป็นค่าจ้างเจ้าหน้าที่ให้ข้อมูล / ตอบโทรศัพท์ / โทรสาร / E-mail และค่าใช้จ่ายสำนักงาน ค่าใช้จ่ายดูแลความปลอดภัยในพื้นที่ รวมถึงค่าใช้จ่ายส่งเสริมตลาดได้

สำหรับรายการ 1.7 ค่าตอบแทนบริษัทนำเที่ยวที่เจ้าของบาทจะต้องจ่ายให้กับบริษัทนำเที่ยว (เป็นค่าใช้จ่ายของบริษัท+ค่าตอบแทนมัคคุเทศก์)

2. ต้นทุนบริการอุปกรณ์ท่องเที่ยวและพาหนะ (ภารกิจของเพื่อนบ้าน )

การท่องเที่ยวโฮมสเตย์ เป็นกิจกรรมหนึ่งของการท่องเที่ยวในชนบท(Rural Tourism) นักท่องเที่ยวสามารถใช้เวลาไปเที่ยวยังสถานที่ต่าง ๆ ที่อยู่ในท้องถิ่น หรืออาจอยู่ใกล้เคียงกับท้องถิ่น บางโอกาสจำเป็นต้องเช่าพาหนะ (จักรยาน มอเตอร์ไซค์ เรือพาย รถอีแต๋น รถยนต์ เกวียน ม้าขี่ ) ทั้งเช่าขับขี่เอง หรือเช่าเหมาบริการ ผู้เป็นเพื่อนบ้านที่ให้บริการจะต้องมี (การคิดต้นทุน + ค่าตอบแทน ) เป็นราคาค่าบริการให้เช่า

ภารกิจของเพื่อนบ้านที่มีรายได้อันเกิดจากการบริการนักท่องเที่ยวที่เข้าไปเที่ยวในหมู่บ้านนั้น มีความจำเป็นที่จะต้องให้ค่าตอบแทน 2 แห่งคือ ศูนย์บริการในหมู่บ้าน(เพื่อใช้เป็นกองทุนส่งเสริมการตลาด) บริษัทนำเที่ยว+มัคคุเทศก์ (เพื่อใช้เป็นค่าใช้จ่ายของบริษัท+มัคคุเทศก์)

การคำนวณต้นทุน การเช่าอุปกรณ์ การให้เช่าบริการอื่น ๆ การจำหน่ายสินค้าของที่ระลึก ในหมู่บ้าน ควรใช้วิธีคำนวณการตั้งราคา ที่รวมค่าตอบแทนศูนย์บริการ+ค่าตอบแทนบริษัทนำเที่ยวไว้ด้วย เป็นธรรมเนียมปฏิบัติในระบบธุรกิจ ซึ่งจะต้องมีค่าตอบแทนในการขายทุกประเภท ดังนั้น ผู้ทำธุรกิจท่องเที่ยวในหมู่บ้านควรต้องถือปฏิบัติอย่างรอบคอบต่อการคำนวณราคาสินค้าบริการ

ตัวอย่าง ถ้าร้านในหมู่บ้าน มีจักรยานให้เช่า ซึ่งเจ้าของร้าน ตั้งใจว่าจะกำหนดราคาค่าเช่า ครึ่งวัน คันละ 60 บาท ค่าเช่าเต็มวัน ราคาคันละ 80 บาทนั้น เจ้าของร้านจะต้องคิดราคาที่ รวมค่าตอบแทน (ค่าธรรมเนียม) ให้กับศูนย์บริการกลางไว้ด้วย 10% ของราคาค่าเช่า กับเผื่อสำหรับบริษัทนำเที่ยวอีกด้วย

อนึ่ง ค่าตอบแทนที่เจ้าของร้านจะต้องจ่ายให้กับศูนย์บริการกลาง ก็เพื่อทางศูนย์จะได้มีกองทุนไว้ใช้เป็นค่าส่งเสริมตลาดต่อไป

นอกจากค่าตอบแทนให้กับศูนย์ฯในหมู่บ้านแล้ว ยังต้องคิดคำนึงถึงค่าตอบแทนบริษัทนำเที่ยวอีก 20 % ของราคาให้เช่า คือ ราคาค่าเช่าครึ่งวัน 80 บาทและราคาเต็มวัน 100 บาท

ดังนั้น ราคาค่าเช่าจักรยานที่เจ้าของร้านจะต้องติดราคาค่าเช่าครึ่งวัน 80 บาท (เจ้าของร้าน 56 บาท+ศูนย์บริการกลางได้ 8 บาท+บริษัทนำเที่ยว 16 บาท) ราคาเต็มวันค่าเช่า 110 บาท (เจ้าของร้าน 77 บาท + ศูนย์บริการกลางได้ 11 บาทและบริษัทนำเที่ยวได้ 22 บาท)

3. ค่าตอบแทนที่มอบให้ศูนย์บริการนั้นจะคืนกลับให้หมู่บ้าน (ชุมชน) อย่างไร

ค่าตอบแทน 10 % ที่ผู้ประกอบธุรกิจ โฮมสเตย์และผู้ประกอบธุรกิจบริการอื่น ๆ ทั้งให้เช่าอุปกรณ์ และขายสินค้าของที่ระลึกได้จัดมอบให้กับศูนย์บริการของหมู่บ้าน ซึ่งบางแห่งอาจรวมอยู่ที่กับกองทุนของ (อบต./เทศบาลตำบล) ซึ่งจะนำไปใช้จ่ายเป็นค่าบริหารโดยตรงและค่าจัดการทางอ้อมคือ

3.1 นำไปใช้เป็นค่าบริหารศูนย์ บริการ เช่น ค่าจ้างลูกจ้าง ค่าโทรศัพท์ ค่าโทรสาร และค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ดอื่น ๆ ซึ่งผู้บริหารศูนย์ฯจะต้องทำบัญชีรับ-จ่าย และรายงานผลให้ทราบอย่างโปร่งใสทุก 4 หรือ 6 เดือน เป็นอย่างน้อย

3.2 นำไปใช้เป็นค่าส่งเสริมตลาด ค่าจัดต้อนรับสื่อมวลชน ค่าจัดต้อนรับผู้แทนบริษัทนำเที่ยว บางกรณีที่มีสื่อมวลชนมาถ่ายทำสารคดี / รายการวิทยุ/ รายการโทรทัศน์ เพื่อนำข่าวสารออกไปเผยแพร่ บางกรณีการจัดส่งเสริมตลาดที่เชิญผู้แทนบริษัทนำเที่ยวมาสังเกตการณ์ ดูศักยภาพการบริการ เพื่อนำข้อมูลไปจัดรายการนำเที่ยว คณะกรรมการบริหารศูนย์ฯจะต้องให้การต้อนรับ จะได้มีค่าใช้จ่ายในการต้อนรับ เพื่อการโฆษณากิจการทางอ้อม

อนึ่ง บางครั้งท้องถิ่นที่ประสบความ สำเร็จการจัดโฮมสเตย์ และบริการท่องเที่ยวอื่น ๆ มักจะมีคณะผู้สนใจเดินทางมาดูงานการจัดการต้อนรับคณะดูงานจึงเป็นปัญหาเรื่องการต้อนรับ

การจัดการต้อนรับที่ต้องใช้งบ ประมาณมากกว่าการจัดเครื่องดื่มต้อนรับแล้ว คณะกรรมการฯ ควรวางมาตรการการดูงาน หากต้องการแวะรับประทานอาหาร(กลางวัน/ ตอนเย็น) ก็จะต้องคิดค่าบริการพิเศษ เป็นค่าใช้จ่ายที่ผู้ศึกษาดูงานจะต้องซื้อบริการ มิฉะนั้นแล้ว ค่าใช้จ่ายส่วนนี้นับเป็นงบประมาณสูง อันเป็นการใช้งบประมาณผิดวัตถุประสงค์ของชุมชนที่ต้องการผลทางการโฆษณาทางอ้อมด้วย

3.3 กรณีที่ชุมชนพบปัญหาว่า การบริการต่าง ๆ ทั้งการจัดโฮมสเตย์ การจัดบริการอื่น ๆ ยังด้อยคุณภาพ(ยังไม่มีมาตรฐานบริการ) อาจจัดการฝึกอบรม หรือผู้แทนชุมชนไปฝึกอบรม ดูงาน ก็สามารถใช้งบประมาณนี้ได้

กองทุนศูนย์บริการที่ได้รับและใช้จ่ายเพื่อการพัฒนากิจการ พัฒนาบริการนั้น คณะกรรมการบริหารจะต้องมอบหมายให้เจ้าหน้าที่บัญชีและการเงิน รายงานผลให้ชุมชนทราบอย่างโปร่งใสทุก 4 -6 เดือน

4. การประชาสัมพันธ์ ส่งเสริมการตลาดและการท่องเที่ยวในพื้นที่

การประชาสัมพันธ์เพื่อส่งเสริมการท่องเที่ยว นับเป็นวิธีหนึ่งที่อยู่ในรูปแบบส่งเสริมการขายบริการธุรกิจต่าง ๆ เข้าสู่หมู่บ้านโดยตรง ซึ่งคณะกรรมการบริหารศูนย์อาจดำเนินการหลายวิธี ดังนี้

4.1 การจัดทำข่าวสารเผยแพร่( Press Releas) ส่งให้กับสื่อมวลชนสาขาต่าง ๆ ทั้งนี้ต้องมีค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานด้วย ผู้ทำหน้าที่อาจชี้แจงงบประมาณค่าใช้จ่าย (ค่าภาพ / ค่ากระดาษทำสำเนาข่าว/ ค่าจัดส่ง)ปัจจุบันการจัดทำข่าวสารเผยแพร่นิยมจัดส่งทางอีเมล์ ( E-mail ) หรือ Internet

4.2 การจัดทำเอกสาร แผ่นพับ(Brochure) เป็นเอกสารที่มีภาพประกอบ อธิบายสั้น ๆ อาจใช้พิมพ์หนึ่งสี สองสี หรือ สี่สี ตามแต่งบประมาณ ผู้รับผิดชอบการผลิตจะต้องมีค่าใช้จ่ายอันเป็นงบประมาณ( ค่าจัดทำต้นฉบับ/ ค่าภาพ/ค่าออกแบบ/ค่าจัดพิมพ์/ ค่าประสานงาน/ ค่าจัดส่งเผยแพร่)

4.3 การจัดทำคู่มือนำเที่ยวเผยแพร่( Hand Book)เป็นเอกสารที่รวบรวมข้อมูลต่าง ๆ ไว้โดยละเอียด มีแผนที่ประกอบ แจ้งราคาค่าบริการชัดเจน นับเป็นเอกสารที่มีค่าใช้จ่ายสูง ดังนั้นการจัดทำจึงต้องคิดให้รอบคอบว่า จะจัดทำเพื่อจำหน่าย ให้มีเงินทุนหมุนเวียนในการจัดพิมพ์ การจัดทำโดยหาสปอนเซอร์โฆษณา แล้วแจกฟรี

คณะผู้รับผิดชอบการผลิตจะต้องคิดค่าใช้จ่ายอันเป็นงบประมาณ(ค่าต้นฉบับ /ค่าภาพ/ ค่าออกแบบ/ ค่าจัดพิมพ์/ ค่าประสานงาน / ค่าจัดส่งเผยแพร่) เพื่อหางบประมาณเป็นค่าสปอนเซอร์ได้

4.4 การจัดทำโปสเตอร์เผยแพร่ นับเป็นเอกสารที่นิยมจัดทำ ซึ่งผู้รับผิดชอบการผลิตจะต้องคิดงบประมาณ( ค่าต้นฉบับ/ ค่าภาพประกอบ/ค่าจัดพิมพ์ และค่าจัดส่งเผยแพร่)

4.5 เชิญสื่อมวลชนดูงานในพื้นที่ เพื่อให้ข่าวสารการท่องเที่ยวในหมู่บ้าน/ในท้องถิ่น / ได้รับการเผยแพร่ออกไปมาก ๆ ในสื่อมวลชนสาขาต่าง ๆ คณะกรรมการบริหารศูนย์ฯ จะต้องประสานงานกับหมู่บ้านคอยต้อนรับการเยี่ยมชม การอำนวยความสะดวก เพื่อให้สื่อมวลชนสรรหาข้อมูลได้ง่าย ผู้รับผิดชอบการประชาสัมพันธ์หรือปฏิคมของหมู่บ้านจะต้องให้การต้อนรับ

การจัดสื่อมวลชนเยี่ยมชม คณะกรรมการศูนย์ฯ ควรติดต่อประสานงานกับหน่วยงาน ททท. สำนักงานภูมิภาค

การประชาสัมพันธ์ เพื่อส่งเสริมการขายการท่องเที่ยวนั้น คณะกรรมการศูนย์ฯจะต้องประสานงานกับ ททท. ภูมิภาค ที่รับผิดชอบการส่งเสริม และพัฒนาการท่องเที่ยว โดยทำงานร่วมกัน เพื่อการวางแผนการประชาสัมพันธ์ (แผนเฉพาะกิจ / แผนระยะ 3 ปี / แผนระยะ 5 ปี / แผนระยะ 10 ปี )

4.6 การจัดทำโสตทัศนูปกรณ์ เพื่อเผยแพร่ นับเป็นอุปกรณ์ประชาสัมพันธ์ที่ได้ผลมากที่สุด เช่น การจัดทำ สไลด์ การจัดทำวีดีโอ (วีดิทัศน์) การทำซีดีรอม( CD ROM)/และจัดทำนิทรรศการ การผลิตสื่อทัศนูปกรณ์แต่ละประเภทนี้ มีค่าใช้จ่ายสูง (ค่าเขียนบท ค่าภาพประกอบ ค่าเพลงประกอบ ค่าดำเนินการ และค่าจัดส่ง)

4.7 การโฆษณา เพื่อส่งเสริมการขายการท่องเที่ยวสู่พื้นที่ การโฆษณาต่างจากการประชาสัมพันธ์ เพราะการโฆษณาเป็นการที่ต้องใช้งบประมาณซื้อบริการโดยตรงจึงมีการเผยแพร่ เช่น การซื้อหน้าโฆษณาในนิตยสาร หนังสือพิมพ์ การซื้อรายการ วิทยุและโทรทัศน์ โดยเฉพาะการ โฆษณานั้น นับเป็นวิธีการส่งเสริมการขายการท่องเที่ยวที่มีค่าใช้จ่ายสูง คณะกรรมการชุมชนจะต้องประชุมลงมติกันก่อน

ภารกิจการจัดการโฮมสเตย์และการจัดบริการ ต้อนรับการท่องเที่ยวในหมู่บ้าน นับว่าเป็นการดำเนินงานที่มีขั้นตอน มีความละเอียด มีความรับผิดชอบต่อสังคม ผู้เป็นเจ้าของกิจการต้องรอบคอบต่อการคิดคำนวณค่าใช้จ่าย แจ้งการบริการ แจ้งราคาค่าบริการให้นักท่องเที่ยวและสาธารณชนรับทราบ เพื่อตัดสินใจในการเดินทางท่องเที่ยว